Service de recherche SharePoint

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La recherche est une fonctionnalité primordiale dans un portail d’entreprise. Lorsque le nombre des éléments augmente de plus en plus, il sera très difficile de trouver nos besoins, même en utilisant les moyens de navigation de SharePoint (vues, tri, dossiers…). SharePoint Server 2010 implémente le « Search Service Application » qui utilise des algorithmes avancés afin d’offrir des bon résultats dans des temps raisonnables.
Pour que le service de recherche donne ce qu’on veut exactement, on passe par plusieurs étapes de configurations. Dans cet article, on va présenter « SharePoint Search Service ». Ensuite, on va passer par les différentes étapes nécessaires pour configurer un service SharePoint.

Vue d’ensemble sur le service de recherche SharePoint

Figure 1: Vue d’ensemble service de recherche

 

-Base des données de contenus: le contenu des tous les sites de l’application : Elle contient les listes, les types de contenu, les colonnes, les éléments des listes, les documents….

 

-Service de Crawl: Ce service permet d’analyser les éléments  de la base des données de contenu et les référence dans la Base des données de recherche. Ce service permet principalement de :

• Chercher les nouveaux éléments crées
• Chercher les éléments supprimés / modifiés
• Référencer les éléments dans les étendues (scope)
• Chercher les nouvelles propriétés analysées (colonnes) ajoutées

 

-Base des données de recherche: Base des données créée par le service de recherche, contient des références sur des éléments, les propriétés gérées, les étendus…

 

-Query service: service chargé de requêter la base des données de recherche et de répondre à toute demandeur d’information (généralement centre de recherche). La réponse de ce service est sous la forme des liens, il ne retourne pas les éléments réels.

 

-Centre de recherche: C’est un Template de site SharePoint qui permet d’afficher les résultats de recherche.

Paramétrage de permission

Avant de commencer, il faut vérifier que le compte utilisé par le service de recherche, a le droit d’accéder à la base des données de contenu.

 

Figure 2: Permission de service

Cliquer sur le service ensuite ‘Administration’ pour gérer les permissions.
Maintenant que le service est prêt pour donner de résultat, accédez à la page d’administration de service : SharePoint Administration > Paramètre des services > Service de recherche SharePoint (nom par défaut de service)

 

Figure 3 : Vue générale sur le service de recherche

1. Nombre des éléments qui font l’objet de recherche : ce nombre doit être supérieur à zéro, si vous avez déjà des éléments (sites, liste, documents…). Si non, vous avez des problèmes d’accès. En effet, par défaut SharePoint crée deux étendues (Utilisateurs, tous le contenus des sites). Il crée aussi des propriétés gérées (Crée par, Date de création, Titre, Date de dernière modification…).  Donc, si vous avez déjà des éléments sur votre site vous aurez des éléments qui font l’objet de recherche. 
2. Etendues qui nécessite une mise à jour : chaque étendue crée doit être mis à jour à partir de cette interface.
3. Planification de la mise à jour des étendues : Indique si les mise à jours des étendues se fait automatiquement ou bien manuellement à la demande.

Création des étendues

L’utilisation des étendues est une technique  très utilisée dans les moteurs de recherche. Elle permet d’organiser les résultats de recherche. C’est un ensemble des éléments qui répondent à un ensemble de critères.
Sous SharePoint chaque étendue créée doit avoir un nom et un ensemble des règles.
Par exemple on peut créer les  étendues suivantes:
-Document Office : tout document se termine par .docx/ .pptx/ .xlsx …
-Document partagés d’un site spécifique: url commence par /sites/portail/sharedDocument/ 
Pour créer une étendue : Site collection > Paramètres de sites > étendue de recherche > Nouvelle étendue

 

Figure 4 : Création d’une étendue

Une fois on a créé l’étendue, on créer la liste des règles :

 

Figure 5 : Etendue vide

Figure 6 : Ajouter une règle

Dans cet exemple on crée une règle qui permet de référencer tous les documents d’une bibliothèque. 

1.      Type de règle d’étendue : choisissez  « Adresse web » si vous voulez référencer des emplacements physiques 

2.     Adresse Web : Url complet  de bibliothèque exp : http://server/sites/empty/sharedDocuments/

Après avoir créé l’étendue, rendez-vous sur  SharePoint Administration > Paramètre des services > Service de recherche SharePoint, si l’option « Planification de la mise à jour des étendues » n’est pas automatique, on met à jour l’étendue. Dans la (Figure 3) vous allez trouver cette nouvelle  étendue prête pour la mise à jour. Ensuite, on analyse les éléments (service de crawl), afin de référencer les éléments qui répondent aux critères de l’étendue.

SharePoint Administration > Paramètre des services > Service de recherche SharePoint > Analyse > Source de contenu

 

Figure 7 : Analyser les données

Consultez l’étendue depuis la page principale de service de recherche, pour savoir le nombre des éléments finaux de cette étendue.

 

Figure 8 : Nombre des éléments d’une étendue

Crawl Service

C’est le service de référencement. Un ensemble de processus qui s’exécutent d’une façon périodique. La valeur de période doit être fixée relativement au nombre des donnés dans la base des données de contenu. En revanche, On peut à tout moment forcer l’exécution de Crawl (Démarrer toutes les analyses).
Service crawl référence les éléments dans la base des données de recherche sous la forme suivante :


 

Titre

Création

Crée par

Porp_2

Prop_3

Url

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les propriétés utilisées par ce service sont des propriétés gérées, ainsi que des url physiques. Ces propriétés  sont mappées avec des propriétés analysées (utilisées dans les collections des sites).

Le service cherche aussi les nouvelles propriétés analysées pour qu’on puisse les mapper ultérieurement avec des propriétés gérées.

Création des propriétés gérées

Le service de recherche n’utilise que des propriétés gérées pour chercher des éléments. Si nous avons des propriétés potentielles dans la recherche, on doit les utiliser comme des propriétés gérées.
Exemple: On crée une propriété « Téléphone » de type texte. Ensuite on mappe cette propriété avec des autres propriétés analysées de notre site (Tel, Fax, mobile, mobile2…). De cette façon, on peut requêter le Query Service pour chercher les éléments qui ont une des propriétés (Tel, Fax, mobile) contenant ‘+216’.

Pour créer une nouvelle propriété gérée, rendez-vous sur : Administration de service > Requête et Résultat > Propriétés des métadonnées

Figure 9 : liste des propriétés gérées

 

La figure 9 liste toutes les propriétés gérées créées sur le service. Cliquez sur nouvelle propriété pour ajouter une nouvelle propriété

 

Figure 10 : Nouvelle propriété gérée

Figure 10 : Nouvelle propriété gérée

1.      Nom de propriété : Utilisez un nom unique pour la nouvelle propriété

2.     Type de propriété : Choisissez le type de propriété. Le type de de propriété utile pour la requête. Par exemple pour une date on utilise « avant le, après le … », pour un type entier on utilise « supérieur à, inférieur à …»  et pour une chaine de caractère on utilise « contient, commence par… »

3.     Liste des propriétés mappées: Dans cette rubrique on mappe une ou plusieurs propriétés de nos sites comme il est illustré dans la figure 11

4.     Paramètres

Cliquez « Ajouter un mappage » de la boite 3 pour ajouter mappage

Figure 11 : mapper une propriété analysée

Figure 11 : mapper une propriété analysée

 

Cliquer sur le nom de propriété et chercher. Vous allez trouver un préfixe ows_ ajouté par service de recherche.
Remarque: si jamais vous n’avez pas trouvé la propriété, c’est que le service de Crawl n’a pas encore les scanner. Rendez-vous  sur service de Crawl : Analyseà Source de contenu > Démarrer toutes les analyses. Puis, recherchez la propriété.
Une autre raison pour que la propriété ne figure pas dans la liste des propriétés à mapper, c’est que n’il y a aucun élément portant cette propriété. Veuillez avoir au moins un élément de la liste, puis démarrez le service de Crawl.

Figure 12 : Exemple de propriété Téléphone

Figure 12 : Exemple de propriété Téléphone

Création d’un centre de recherche

Jusqu’à maintenant le service de recherche est prêt pour chercher des éléments. On va créer un exemple de site  « Centre de recherche » qui va requêter le service et retourner des résultats.

 

Ajouter un site de type centre de recherche d’entreprise : Action de Site > Nouveau Site

Figure 13 : Nouveau centre de recherche

Figure 13 : Nouveau centre de recherche

 

Remarque: la fonctionnalité de collection de site « Infrastructure de publication de SharePoint Server » doit être activée

 

Figure 14 : Site centre de recherche

Figure 14 : Site centre de recherche

 

 

Le lien « Paramètre avancés » nous permet de démarrer une recherche avancée avec des propriétés personnalisées. Dans la prochaine partie, on va ajouter notre propriété « Téléphone » aux critères de recherche.

Remarque: Ce site permet de retourner des éléments de toute la collection de site, pas seulement de site parent

On doit maintenant rediriger toute demande de recherche vers ce site : lorsqu’un utilisateur saisit un mot clé et valide, et sera rediriger automatiquement vers ce site avec le même mot clé.

Collection de Site > Paramètre de site > Paramètre de recherche

Mode de liste déroulante de la collection de sites : afficher la liste déroulante des étendues

Page des résultats de recherche de la collection de sites : Url de notre site de recherche

 

Figure 15 : Paramètre de recherche de collection de site

Figure 15 : Paramètre de recherche de collection de site

 

Toute nouvelle demande de recherche de tous les sites de la collection de site sera redirigée dorénavant vers ce site.

Configuration  de web part

Dans cette partie on va configurer les Web Parts de la page « Recherche avancée »,  de telle sorte que la propriété « Téléphone » figure dans les critères de recherche.

Action de site > Modifier la page

Puis modifier le champ propriétés de l’onglet propriétés

 

Figure 15 : modification de la page Recherche avancée

Figure 15 : modification de la page Recherche avancée


Figure 16 : modification des éléments XML

Figure 16 : modification des éléments XML


Copiez ce code dans un fichier texte, puis ajoutez quelques lignes.

Dans la Section <PropertyDefs> ajoutez la ligne suivante :

Name et le nom de la propriété gérée connu par le service de recherche.
Puis ajouter la ligne suivante au ResultType :Tous

Figure 17 : Résultat finale de WebPart

Figure 17 : Résultat finale de WebPart